La dématérialisation des données

Qu’entend t’on par “dématérialiser ses données” ?

Avant la démocratisation du numérique, dans la fin des années 1990 – début des années 2000, l’ensemble des sociétés et entreprises, aussi importantes soient-elles, collectaient, traitaient, diffusaient et stockaient les informations et données par papier. Ainsi, chaque entreprise de France et du monde avait à sa charge la gestion d’une salle des archives plus ou moins grande où il fallait mieux avoir une organisation millimétrée pour savoir retrouver une information ou un document.  Copwell travaille depuis toujours sur ces sujets. Dématérialiser ses données, c’est justement tirer un trait sur des rangées interminables de classeurs et de documents papiers pour numériser l’ensemble et digitaliser les données d’une entreprise. Ainsi, les documents sont directement produits au format numérique et stocké comme tel au sein d’un système d’informations. 

Copwell définit ici simplement la dématérialisation qui ne constitue qu’un maillon de la chaine de la transformation digitale des données ! La dématérialisation, c’est donc le fait de transformer ou de produire une donnée en version numérique.

Quels sont les avantages d’avoir des données numériques ?

Afin de réellement se rendre compte des avantages de la dématérialisation des données, scindons-les en trois thèmes principaux. A noter que cette vision est celle que Copwell vous apporte et qu’elle reflète la philosophie de nos activités.

Le premier avantage est financier. La gestion d’une salle des archives, d’un stock de document est coûteux. Il faut bien-sûr penser aux salaires du personnel chargé de la conservation et de la gestion, aux coûts engendrés par la location de l’espace dédié à la conservation de ces archives mais également aux coûts fixes d’électricité, d’achats de classeurs, de papiers etc. … 

Le deuxième avantage : la productivité. N’avez-vous pas déjà passé plusieurs heures à chercher un document égaré ? Ce document peut également s’abimer, être détruit … Vous perdez un temps monstrueux et une productivité certaine. Numériser ses données c’est accroître sa productivité.

Enfin, comme le précise Copwell à l’ensemble de ses clients, la dématérialisation des données est signe de confiance. Elle renvoie une image moderne de votre société, qui aura su travailler avec son temps et s’adapter à la transformation digitale qui concerne l’ensemble des sociétés.

Où stocker ces données ?

Plusieurs questions se posent évidemment, quant à la dématérialisation des données, notamment celle de leurs stockages.

Très simplement, Copwell répond à ces interrogations par la mise à disposition de solutions de stockage numériques : serveurs dédiés et propres à votre entreprise, solutions de stockage Cloud… Copwell vous propose un large choix de solutions adaptées à la taille et à l’activité de votre société. 

Nous saurons vous apporter une aide dédiée et personnalisée en fonction de vos attentes. 

Délaissez-vous donc des contraintes financières et organisationnelles qu’impliquent la gestion papier de vos données et différents documents, et passez à la dématérialisation de vos données.

Si vous avez d’autres questions portant sur la sécurité de vos données liée à leurs dématérialisations, n’hésitez pas à nous contacter : un expert saura vous répondre.  

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